Opsætning af Ferie & Helligdage
Denne administrator guide viser, hvordan du opsætter ferie korrekt.
Ferietyper
TimeGuru har en yderst fleksibel ferieopsætning, hvor du kan opsætte mange forskellige ferietyper, hvad enten det er Samtidighedsferie, Ferie Fridage, Omsorgsdage, Seniordage osv.
Alle ferier er medlemsbaseret – dvs. kun medlemmer af ferien, har adgang til den. Du kan skifte status til inaktiv, hvis ferien skal oprettes med korrekte kriterier og medlemmer, men ikke være synlig endnu.
Herunder finder du:
Prioritering af gammel ferie før ny
Ferie tilskrivning ved kortere arbejdsuge (f.eks. 4 dags uge)
Kopier ferietype fra år til år
Sådan opretter du en ny ferie:
Klik på tandhjulet > ferietyper
Klik på ”Opret ny” og udfyld
Ferietype til Samtidighedsferie:
Bemærk at man optjener samtidighedsferie i 12 måneder, men kan bruge af ferien i 4 måneder mere, dvs. 16 måneder. De sidste 4 måneder kan man bruge af både ny og gammel ferie.
Vælg dernæst de valideringsregler, der passer til din virksomhed.
Derefter skal du vælge hvilke medarbejdere, der skal kunne se, optjene og bruge af denne ferietype.
Du kan vælge alle eller enkelte medlemmer fra brugerlisten. Ligeledes kan du vælge specifikke medarbejdertyper eller afdelinger.
Du kan også bruge både medarbejdertyper og afdelinger. Hvis f. eks det gælder en medarbejdertype, men kun dem, der er ansat i en specifik afdeling.
Ferietype til Ferie Fridage:
Det er overenskomstbestemt om din virksomhed tilbyder Ferie Fridage eller ej. Ligeledes er optjeningsperioden og tilskrivningen af dage også individuelt.
Hvis du gerne vil give dine medarbejdere 5 feriefridage, og de skal tilskrives 1. januar, skal din opsætning se således ud:
”Dage optjent pr. måned ” tilskrives den sidste dag i optjeningsperioden, så i dette tilfælde vil dagene blive tilskrevet, så de står klar til medarbejderen 1. januar.
Husk at oprette medlemskaber og udfylde valideringsreglerne.
Sådan opretter du Omsorgsdage:
Omsorgsdagene tilskrives med natkørslen, så vil først være tilgængelige dagen efter oprettelsen.
Optjeningsperiode kan blot være fra 1/1-1/1.
Afholdelsesperiode fra 1/1-31/12.
”Dage optjent pr. måned” skal ikke udfyldes.
Opsæt herefter valideringsreglerne og aktiver omsorgsdagene.
Omsorgsdage bliver tilskrevet, hvis kriterier om børns alder er opfyldt på medarbejderen (i brugerlisten).
Dagene tilskrives en gang, når optjeningsperioden starter, og der er mulighed for at sætte flueben, så nye medarbejdere automatisk bliver tildelt omsorgsdage.
Husk at opsætte medlemskaber og gemme.
Sådan opretter du Seniordage:
Senior dage bliver tilskrevet manuelt.
Optjeningsperioden kan blot være fra 1/1-1/1.
Afholdelsesperioden fra 1/1-31/12.
”Dage optjent pr måned” skal ikke udfyldes
Når Seniordage er oprettet med rigtige valideringsregler og medlemmer, tilskrives de manuelt via “Individuel feriekorrektioner“.
Prioritering af gammel ferie før ny
Du kan prioritere rækkefølge for afholdelsen af ferie, hvis en anden ferietype skal bruges op, inden den nye må bruges.
Du kan også indsætte en tilladt rest værdi, som betyder at ferietypen kan tages i brug, når restværdi på forrige er under valgte dage. Vi anbefaler at indsætte 1 i restværdi, så medarbejdere kan tage hul på ny ferietype, når der er mindre end 1 dag tilbage på den gamle ferietype.
Her vises ferie 22/23, hvor ferie 21/22 skal bruges først
Administrator kan overflytte resterne via administrator værktøjer.
Eller medarbejder kan søge om overførsel eller udbetaling af rest (opsættes i afsnittet Validering).
Det er også muligt at tilknytte en besked til ferietype, som medarbejderen kan se i Cockpittet.
Og ydermere booke kalenderen ved feriegodkendelse.
I systemindstillinger > fane 4. Planlægning > kan du vælge, hvilket kalenderformat du benytter.
F.eks. Outlook eller Google
Ferie tilskrivning ved kortere arbejdsuge
I TimeGuru bruges ikke feriedage på de dage, hvor medarbejderen i forvejen har fri jævnfør medarbejderens normtid.
Dvs. har en medarbejder fri om mandagen og arbejder tirsdag til fredag, så bruger medarbejderen kun 4 feriedage for at holde 1 uge fri.
Derfor oprettes nye ferietyper til 3 og 4 dags uger.
Ferietype til 3 dags uge tilskrives med tilskrives med 1,2500 dage pr. måned
Udregnet således: (5 x 3 = 15) /12)) = 1,2500
Ferietype til 4 dags uge tilskrives med tilskrives med 1,6666 dage pr. måned
Udregnet således: (5 x 4 = 20) /12)) = 1,6666
Hvis du har oprettet medarbejdertyper til 3 og 4 dags uger, kan du med fordel bruge medarbejdertype til at gøre medarbejderen medlem af ferien.
Se hvordan du opretter medarbejdertyper
Omregnings af feriedage
Hvis dit lønsystem ikke understøtter reduceret optjening af feriedage ved mindre end 5 dags arbejdsuge, kan du i stedet tilføje en faktor.
I systemindstillingerne > fane 2. Vælg moduler > skal du sætte et flueben.
Derefter indsætter du faktor i normindstillingerne:
Tandhjulet > Brugerliste > Handling > Opsæt normtid > udfyld “Omregningsfaktor feriedage”
Herunder ses en omregningsfaktor, hvor 1 feriedag vil tælle for 1,25, så en medarbejder på f.eks 4 dags uge kan booke 20 dage, men de tæller for 25 dage.
Typiske omregninger:
4-dags uge=1,25
3-dags uge=1,6667
2-dags uge=2,5000
1-dags uge=5
Individuel feriekorrektion
Ved opstart i TimeGuru vil der typisk være et behov for at korrigere allerede brugt ferie.
Korrektioner bliver også brugt til at tildele andre feriedag som f.eks. FerieFridage eller Seniordage, som ikke er automatisk beregnet ud fra ansættelsesdatoen.
Med et Admin værktøj kan du justere medarbejderens ferie.
Klik på tandhjulet > Administrator værktøjer > Individuel feriekorrektion > Opret ny
De ferier der kan justeres, er dem medarbejderen er medlem af.
Alle korrektioner og kommentarer er synlige for medarbejderen, og fremgår efterfølgende af det lille “i” på medarbejderens ferieoversigt i cockpittet.
Sådan kopierer du en ferietype fra år til år:
Når en ferietype i forvejen er oprettet i et gammelt år, og du ønsker at oprette en ny med samme medlemmer, valideringsregler og dato spænd – blot forskudt et år, kan du med fordel kopiere.
Sæt et flueben ude til højre og klik derefter på den grønne “kopier” knap.
Juster derefter denne ferietype kopi med 1 år og bestem om ferien skal være aktiv.
Hvis du er på forkant og opretter flere år fremad, kan du deaktivere ferien, og så kan medlemmerne ikke se den, før den får status “aktiv”.
I feltet “Søg efter” skriver du navnet på den ferie, du kopierer fra.
I “Søg efter” skriver du 21/22 og i “Erstat med” skriver du 22/23.
Hvis du har valgt at kopiere alle dine ferietyper på en gang, vil systemet nu omdøbe alle, hvor 21/22 indgår.
Du får besked, når kopieringen er udført korrekt.
Valideringsregler:
Om man tillader det ene eller det andet, er ofte en virksomhedspolitik, og er derfor meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed.
Her kommer en forklaring på valideringsreglerne:
Tillad kun i afholdelsesperioden:
Hvis ferien kun må afholdes indenfor den angivne afholdelses periode i ferieopsætningen.
Tillad ikke brug af flere dage end der er optjent til og med indeværende dato:
Ferien tilskrives måned for måned og medarbejderen ikke må afholde/planlægge mere, end der er optjent dags dato.
Det er dog muligt at tillade et overtræk på x antal dage
Tillad ikke brug af flere dage end der er optjent i hele optjeningsperioden:
Der må ikke afholdes/planlægges mere, end der optjenes i hele optjeningsperioden.
Det er dog muligt at tillade et overtræk på x antal dage.
Tillad udbetaling af overskydende dage:
Man kan tillade at medarbejderen kan få udbetalt x antal feriedage
Tillad overførsel af overskydende dage:
Det er muligt at opsætte en regel om at medarbejderen må flytte f.eks. max 5 dage i alt fra en ferie til næste års ferie.
Tillad kun anmodning efter udløb af periode:
Hvis medarbejderen først må anmode om afholdelse, efter optjeningsperioden er afsluttet.
Sådan importerer du Helligdage:
Alle de danske helligdage, kan let importeres til TimeGuru.
Klik på tandhjulet > Helligdage > Vælg årstal > Importer
Du kan også oprette dem enkeltvis, eller hvis du eksempelvis gerne vil oprette en betalt firma lukkedag, som en helligdag.
Klik på Opret ny:
Du kan også definere om helligdagen skal være en halv eller hel dag.
Helligdage er medlemsbaseret ligesom ferier, aktiviteter osv.
Klik på Opret, og Helligdagen er allerede synlig i ugesedlen.
Alle Helligdage kan redigeres eller slettes efter behov.
Integration i resten af TimeGuru:
Alle aktive opsætninger bliver automatisk synlige i medarbejderes ugeseddel samt i cockpit anmodninger. Og de kan tilføjes til løn-rapporter ved simpel afkrydsning. Se også hele vores Gennemgang af modulet Tidsregistrering.
TimeGuru indeholder mange moduler der heldigvis taler rigtig godt sammen. Derfor er opsætning af overgangen til nye ferielov, selvfølgelig understøttet i ferieplanlægning, tidsregistrering, anmodninger/leder-godkendelse og eksporter til lønsystem.
Du er også velkommen med spørgsmål på 71 74 11 15 eller skriv til info@timeguru.org
Læs også vores gennemgang af modul til Ferieregistrering.
